Random walk och magiska telefonsamtal

Jo, jag behövde ju ett nytt dokument från internationella kansliet (IK)*, för att kunna åka hem, ansöka om nytt visum och i bästa fall också komma tillbaka hit i augusti.

Vid första kontakten med IK sa de mycket glatt och trevligt att det skulle ta fyra dagar efter att de fått all nödvändig dokumentation. När jag lämnade in mina papper hade de fyra dagarna förvandlats till sju. Jag påpekade nogsamt att jag reser ut nästa vecka och att jag alltså inte har tid med några förseningar, vilket noterades. Och med mig fick jag visdomsorden "Vi mailar dig, men om vi inte gör det, maila oss". (Lite som "ring inte oss, vi ringer dig" fast tvärtom....) Givet mina tidigare erfarenheter av detta ställe var jag inte alltför förvånad över att de inte hade hört av sig när veckan gått. Så jag mailade. Men fick förstås inget svar, så igår, 9 dagar efter inlämning av mina papper, gick jag dit.

Jag möts av en människa som inte förstår hur jag kan tro att det bara ska ta en vecka. Så, jag förklarar pedagogiskt att det är de som lovat detta, att jag ska resa ut nästa vecka och alltså behöver mina papper pronto, och att jag inte betraktar det som mitt problem om de inte kan hålla vad de lovar. Efter lite funderande kommer människan fram till att han ska leta fram min mapp. Och så går han iväg, och börjar leta efter den. Och så länge han höll sig till arkivskåp, kontor och högar med andra mappar kände jag mig ganska lugn, men när han mer slumpmässigt började flytta på telefonkataloger, böcker och blomkrukor började jag känna en viss nervositet.

Efter ca en halvtimme av slumpmässigt flyttande på saker konstaterar han att han inte kan hitta min mapp. (Själv förstod jag det redan när han började flytta telefonkataloger och öppna garderobsdörrar). Och ett tips här - om du ska försäkra någon annan att det inte finns anledning att vara orolig så är det bra för din trovärdighet om du inte ser ut att vara i upplösningstillstånd. Den unge mannen konstaterar att det antagligen är någon som tagit med den hem, för att jobba med den, och att det antagligen tar en vecka till eftersom det inte är påbörjat ännu, för det tar ju så lååång tid. Och det var i det här läget som jag slutade vara nervös och blev arg istället.

Och det gav effekt på så sätt att en mer senior person plötsligt blev inblandad, att jag blev lovad att de åtminstone skulle lokalisera min mapp under eftermiddagen. Och att de skulle göra vad de kunde för att få det klart innan onsdag. Jag kan inte säga att jag var direkt nöjd när jag gick därifrån. Däremot hade jag lätt kunnat prestera några konstruktiva förslag på effektiviseringar och organisationsförbättringar.

Väl tillbaka på labbet råkade bossen komma in, och när han fick höra den historien tog han fram professorsrösten och sa, ganska sammanbitet, att han visst hade ett telefonsamtal eller två att ringa. Det här var vid 12-tiden, klockan 15.15 fick jag mail från IK, som meddelade att 1) de hade lokaliserat min mapp, och 2) helt magiskt lyckats avsluta den på förmiddagen ännu-inte-påbörjade processen som skulle ta minst en vecka, och att jag kunde komma och hämta mina dokument.

* På engelska heter det Office of International Student and Scholar Services. Dock är inte servicedelen den mest betonade i deras verksamhet...